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Si tienes un centro de fisioterapia con más de un profesional, sabes que el problema del teléfono no es solo cogerlo: es saber con quién agendar, cuándo, y qué hacer cuando un paciente cambia la hora a las 8 de la mañana. Esta es una guía práctica para configurar una recepcionista IA que gestione la agenda por fisioterapeuta, resuelva los cambios de hora y no deje huecos vacíos.
El reto real: varios fisios, una sola línea
En un centro con tres fisioterapeutas, cada uno con su especialidad y su horario, atender el teléfono bien exige saber tres cosas en cada llamada: qué necesita el paciente, quién debe tratarlo y cuándo tiene hueco esa persona. Entre sesión y sesión, con las manos ocupadas, eso es imposible. El resultado son citas mal puestas, huecos vacíos por cambios no gestionados y pacientes nuevos que no consiguen cita el día que llaman.
Una recepcionista IA para fisioterapia resuelve las tres cosas a la vez, siempre que la configures con un poco de criterio. Vamos paso a paso.
Paso 1: enséñale quién trata qué
Es la configuración más importante y la que más se descuida. Cada fisioterapeuta tiene en el panel su horario semanal (por tramos) y una descripción de lo que trata. Por ejemplo:
Con eso, cuando alguien llama por un dolor lumbar, el agente no pregunta «¿con quién?»: consulta la agenda de Carlos y ofrece sus huecos. Si el paciente pide a un fisio concreto, lo respeta. Y solo cuando el motivo encaja con dos profesionales pregunta con cuál prefiere, con una descripción breve de cada uno.
Paso 2: define qué tiene que saber responder
Las preguntas de un centro de fisio son muy repetitivas, y eso juega a favor. Prepárale:
- Tarifas por sesión, bonos de varias sesiones y precio de la primera visita.
- Con qué mutuas o seguros trabajáis y cómo funciona (autorización, volante).
- Duración de la primera visita y de las sesiones, y qué ropa traer.
- Horarios, dirección, aparcamiento y cómo llegar.
Todo en lenguaje normal, como se lo explicarías a una recepcionista nueva. Si algo no está en su información, no lo inventa: toma nota y ofrece que el centro devuelva la llamada.
Paso 3: decide qué pasa con los cambios de hora
Aquí es donde un centro de fisio gana más. Un paciente que llama a las 8:15 para decir que no llega a su sesión de las 9:00 es, con un contestador, un hueco vacío. Con la recepcionista IA:
Recepcionista IA: Sin problema, la cancelo. ¿Quiere que la pasemos a otro día? Carlos tiene hueco hoy a las 16:30 o mañana a las 11:00.
Paciente: Mañana a las once.
Recepcionista IA: Hecho, mañana a las 11:00 con Carlos. Le llegará la confirmación por email.
La cita se mueve en la agenda de Carlos y el hueco de las 9:00 queda libre al instante para el siguiente paciente que llame. Nadie ha tenido que salir de una sesión.
Paso 4: escribe tu regla para los casos que necesitan a una persona
Una llamada por un dolor agudo tras una caída no es una cita normal. La recepcionista IA no diagnostica: aplica lo que le hayas dicho. Una regla típica: «si mencionan una caída, un golpe fuerte o un dolor muy intenso, no des cita; pasa la llamada al fisio de guardia y, si nadie puede, recomienda acudir a un servicio médico y avísame». Tú decides el nivel de prudencia.
Los errores más comunes al configurarla (y cómo evitarlos)
- Descripciones vagas de los profesionales. «Fisioterapeuta» no ayuda a enrutar. «Columna y deporte» sí.
- Horarios incompletos. Si un fisio pasa consulta por la tarde solo dos días, ponlo así: el agente solo ofrecerá huecos en los tramos que existan.
- No probarla como paciente. Antes de ponerla al teléfono, llámala desde el navegador y pídele cosas raras: cambios, bonos, mutuas. Corrige lo que no te guste.
- Olvidar las mutuas. Es una de las preguntas más frecuentes; si no se lo cuentas, tendrá que tomar nota en vez de responder.
Lo que ve cada fisio (también desde el móvil)
Cada fisioterapeuta puede recibir un acceso por email a su propia agenda, sin ver la de los demás, para consultarla desde el móvil entre sesiones. Y el centro tiene en el panel todas las llamadas con transcripción, resumen y grabación, además de las fichas de pacientes que se crean solas con cada llamada (teléfono, fecha, resumen, historial de citas).
Precio
El plan Free no tiene cuota mensual: pagas los minutos de conversación (0,21 €/min) e incluye hasta tres recepcionistas y la agenda por profesional con fichas de pacientes. El plan Pro (55 €/mes, 0,19 €/min) añade confirmación de citas por email, campañas de llamadas salientes para recordatorios, widget de voz en tu web y servidor dedicado. El número virtual propio cuesta desde 5 €/mes, o puedes desviar tu número actual. Comparativa completa en la página de precios.
Cómo empezar hoy
- Crea tu cuenta en panel.clinicbot.es y da de alta el centro.
- Configura la recepcionista con tarifas, bonos, mutuas y tu regla para los casos delicados.
- Da de alta a tus fisioterapeutas con horario y descripción.
- Pruébala desde el navegador y ajusta.
- Ponla al teléfono: número virtual (DNI/CIF y una factura, por normativa) o desvío de tu línea.
Y si prefieres no configurar nada, con el plan Pro te lo configuramos nosotros y te damos soporte.
Preguntas frecuentes
¿Puede agendar varias sesiones seguidas de un bono?
Sí, las agenda una a una en los huecos libres del mismo fisioterapeuta; el control del bono lo llevas tú.
¿Funciona con la agenda que ya uso?
Clinicbot incluye su propia agenda por profesional, y también se conecta con Google Calendar, Cal.com y otros programas. Lo más sencillo es empezar con la incluida.
¿Puede recordar las sesiones para evitar ausencias?
Con las campañas de llamadas salientes del plan Pro puedes programar recordatorios, y cada cita se confirma por email automáticamente.
¿Qué pasa si llaman varios pacientes a la vez?
Los atiende a todos; no da tono de ocupado.
¿Cuánto tarda en estar operativa?
La configuración, una tarde. El número virtual, entre 2 y 24 horas laborables tras enviar la documentación.
Configura tu recepcionista IA con tus profesionales y pruébala hoy desde el navegador. Sin cuota mensual en el plan Free.
