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Recepcionista IA para fisioterapia: agenda por fisioterapeuta y cambios de hora sin huecos vacíos
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En un centro de estética el teléfono compite con las manos. Mientras haces un tratamiento no puedes cogerlo, y quien llama para reservar no espera: reserva en otro sitio. Hemos recogido las cinco llamadas que un centro de estética pierde con más frecuencia y cómo las resuelve una recepcionista IA que atiende siempre, reserva directamente en tu agenda y responde a las preguntas de siempre.
- Las llamadas que más se pierden en estética son las de reserva y las de precio, y casi siempre entran mientras estás en cabina o con el centro cerrado.
- Una recepcionista IA reserva en la agenda de la profesional correcta, responde precios y duraciones, gestiona cambios y cancelaciones, y registra cada llamada en la ficha de la clienta.
- Se configura en una tarde con tu lista de tratamientos y precios; el plan básico no tiene cuota mensual.
1. «Quería reservar una sesión de láser»
Es la llamada más valiosa y la que más se pierde: la persona ya ha decidido, solo quiere hora. Si entra a las 11:15 con las tres cabinas ocupadas, salta el buzón y la reserva se va.
Con una recepcionista IA, la llamada se atiende al primer tono. El agente pregunta el tratamiento, consulta la agenda real de la profesional que lo hace (cada una tiene su horario y sus tratamientos) y ofrece los huecos libres. La clienta elige, la reserva queda en el calendario y, en el plan Pro, recibe la confirmación por email antes de colgar.
2. «¿Cuánto cuesta el facial de vitamina C?»
La segunda llamada más habitual es la de precio, y suele venir con dos o tres preguntas más: cuánto dura, qué incluye, si hace falta preparación. Son las mismas respuestas veinte veces al día.
La recepcionista IA responde con la información que tú le has dado: tarifas, duraciones, qué incluye cada tratamiento, cómo prepararse y contraindicaciones habituales. Si cambias un precio, lo actualizas en el panel y se aplica desde la siguiente llamada. Y si la pregunta se sale de lo que sabe (una duda médica, un caso particular), no inventa: lo dice, toma nota y ofrece que una profesional devuelva la llamada.
3. «No puedo venir mañana, ¿lo cambiamos?»
Los cambios de última hora son inevitables; lo que se puede evitar es que se conviertan en huecos vacíos. Antes, esa llamada era un mensaje en el buzón que alguien escuchaba a media tarde.
Ahora el agente localiza la cita por el número de teléfono, propone alternativas dentro del horario de la misma profesional y actualiza la agenda en el momento. El hueco liberado vuelve a estar disponible para la siguiente llamada. Con las cancelaciones, lo mismo.
4. La llamada de las 20:40
El centro cierra a las 20:00. Alguien que ha visto un tratamiento en redes llama a las 20:40 para informarse y reservar. Con un contestador, esa persona no vuelve a llamar.
La recepcionista IA no tiene horario, pero conoce el tuyo: la atiende igual que a mediodía, le explica el tratamiento, le da precio y le reserva una primera visita en la próxima hora libre. Lo mismo a la hora de comer, los sábados por la tarde o en agosto.
5. «¿Puedo hablar con alguien?»
Hay llamadas que necesitan a una persona: una queja, una duda médica, alguien que prefiere hablar con la profesional que la atiende. La recepcionista IA no se empeña: si la clienta lo pide, transfiere la llamada al teléfono que hayas configurado. Si nadie puede coger, toma nota del motivo y del teléfono, y lo ves en el panel para devolver la llamada.
Qué opción te conviene para el teléfono del centro
| Contestador | Recepcionista IA | ||
|---|---|---|---|
| Atiende mientras estás en cabina | No | Cuando puedas mirarlo | Sí, al primer tono |
| Reserva en la agenda al momento | No | No (lo haces tú) | Sí |
| Responde precios y duraciones | No | Tú, con retraso | Sí |
| Fuera de horario | Graba, sin respuesta | Al día siguiente | Atiende y reserva |
| Deja constancia de cada llamada | Solo el audio | Sí | Resumen, grabación y ficha |
WhatsApp sigue siendo útil para fotos, confirmaciones y clientas que prefieren escribir. La recepcionista IA resuelve lo que WhatsApp no puede: la persona que llama y quiere respuesta ahora.
Qué información preparar antes de activarla
La calidad de las respuestas depende de lo que le cuentes. Para un centro de estética, lo mínimo es:
- Lista de tratamientos con precio y duración, y qué incluye cada uno.
- Quién hace qué: cada profesional con su horario y sus tratamientos, para que reserve con la persona correcta sin preguntar.
- Preparación y contraindicaciones habituales (por ejemplo, no exponerse al sol antes del láser).
- Horarios, dirección, cómo llegar y a quién pasar las llamadas que necesiten a una persona.
Precio y cómo empezar
El plan Free no tiene cuota: pagas solo los minutos de conversación (0,21 €/min) e incluye hasta tres recepcionistas, la agenda por profesional y las fichas de clientas. El plan Pro (55 €/mes, 0,19 €/min) añade confirmación de citas por email, campañas de llamadas salientes para recordatorios, widget de voz en tu web y servidor dedicado. El número virtual propio cuesta desde 5 €/mes, o puedes desviar tu número de siempre.
Para empezar: crea tu cuenta en panel.clinicbot.es, configura la recepcionista con tu lista de tratamientos, da de alta a tus profesionales, pruébala desde el navegador como si fueras una clienta y, cuando te convenza, ponla al teléfono. Si prefieres no tocar nada, con el plan Pro te la configuramos nosotros y te damos soporte.
Preguntas frecuentes
¿Puede vender bonos o cobrar?
Puede informar de tus bonos y promociones y reservar las sesiones; el cobro lo gestionas tú en el centro como hasta ahora.
¿Cómo evita que dos clientas reserven a la misma hora?
Consulta la agenda real de cada profesional y el propio calendario rechaza dos citas solapadas de la misma persona. Si un hueco se acaba de ocupar, ofrece otro.
¿Se puede usar solo fuera de horario?
Sí. Desde tu operador puedes desviar solo las llamadas que no coges o solo fuera de horario, y el resto seguir atendiéndolas tú.
¿Sirve para varios centros?
Sí. Cada centro tiene su recepcionista, su agenda y su número dentro de la misma cuenta.
¿Cómo suena?
Eliges la voz y el tono; las voces actuales son naturales y el agente siempre se presenta como asistente con IA, como pide la normativa.
Crea tu recepcionista IA con tu lista de tratamientos y pruébala hoy desde el navegador. Sin cuota mensual en el plan Free.
